Stammdaten
Die Stammdaten in dem FleetOne-System umfassen diese drei Bereiche:
- Fahrzeuge
- Mitarbeiter
- Firmen
Die meisten Stammdatenänderungen werden mit einem Time Stamp versehen, so dass Sie Modifikationen an einer Akte jederzeit nachvollziehen können, z.B. bei Fahrerwechseln eines Fahrzeugs oder Adressänderungen eines Mitarbeiters. Es gibt keine Einschränkung hinsichtlich der Anzahl der Änderungen.
Des Weiteren verfügt jede Akte über eine integrierte Dokumentenablage (z.B. für Leasingverträge) und eine Terminverwaltung, die Sie an fällige Aufgaben erinnert (z.B. Hauptuntersuchung, Führerscheinkontrollen und Leasingrückgaben).
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Bezeichnungen der Datenfelder den eigenen Anforderungen entsprechend anzupassen. Über ein Administrationstool können Sie außerdem beliebig viele neue Datenfelder hinzufügen.
Aufgrund der Mandantenfähigkeit können einzelne Firmen separat verwaltet werden. Das bedeutet, dass z.B. Personalnummern mehrfach vergeben und auch unterschiedliche Car Policies abgedeckt werden können.
Fahrzeuge
Die Fahrzeugakte ist das Kernstück von FleetOne. Sie enthält sämtliche Informationen, die das Fahrzeug betreffen, z.B.
- Technische Daten, Normverbrauch und CO2-Emission
- Halter, Fahrer, Kostenstelle und Standort
- Kauf- bzw. Leasingvertragsdaten
- Angaben zu Versicherung und Steuer
- Tankkarten (bestellt, gesperrt, verloren)
- Verbräuche, Laufleistung und Kosten
- Aktuelle Reifensätze
Mitarbeiter
Das Pendant zu den Fahrzeugen auf der Fahrerseite ist die Mitarbeiterakte. Hier hinterlegen Sie die Daten, die den einzelnen Fahrer betreffen, z.B.
- Anschrift
- Car Policy
- Führerscheine
- Sonstige Sonderberechtigungen
- Fahrerkarten
- Bankverbindungen
Firmen
In dem Firmenmodul verwalten Sie alle Unternehmen und Institutionen zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen:
- Mandanten
- Lieferanten
- Versicherungen
- Finanzämter
- Behörden
- Kunden
Folgende Informationen sind unter anderem dort abgelegt:
- Anschrift
- Ansprechpartner
- Bankverbindungen