Bewegungsdaten

Die Bewegungsdaten dienen der Erfassung und Verwaltung von Vorgängen. Sie sind in folgende Bereiche gegliedert:

  • Werkstattaufträge
  • Schäden
  • Rechnungen
  • Strafzettel

Sämtliche Vorgänge werden automatisch in der Fahrzeugakte dokumentiert, um so z.B. eine komplette Schadenhistorie zu erhalten.

Auch hier verfügt jeder Vorgang über eine integrierte Dokumentenablage (z.B. für Unfallbilder) und eine Terminverwaltung, die Sie an fällige Aufgaben erinnert.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Bezeichnungen der Datenfelder den eigenen Anforderungen entsprechend anzupassen. Über ein Administrationstool können Sie außerdem beliebig viele neue Datenfelder hinzufügen.

Alle Vorgänge sind mit einem frei definierbaren Status versehen, der eine Abfrage über den aktuellen Stand der Bearbeitung erlaubt (z.B. Aufgenommen, Wartet auf Rückmeldung, Erledigt).

Werkstattaufträge

Dieses Modul dient der Aufnahme und Überwachung von Reparaturen aller Art. FleetOne bildet den gesamten Prozess von der Meldung durch Fahrer bzw. Fuhrparkmanager über Fahrzeugübergabe in die Werkstatt bis hin zur Rechnungskontrolle ab.

Den Detailierungsgrad der reparierten Bauteile bestimmen Sie selbst.

Die Wartungen und Reparaturen können Sie sowohl unter technischen als auch betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten auswerten. Somit haben Sie hier ein optimales Tool für Verbesserungen und die Erzielung von Kostenersparnissen. Gleichzeitig wird so der technische Lebenslauf eines Fahrzeugs dokumentiert.

Schäden

Das Schadensmodul bietet dieselben Grundfunktionen wir das Werkstatt-Modul ergänzt um schadensspezifische Funktionen, wie z.B. die Hinterlegung eines Unfallprotokolls und die Kommunikation mit den am Schaden beteiligten Parteien z.B. Unfallgegner, Anwalt und Gutachter.

Rechnungen

Rechnungen können sowohl manuell erfasst als auch per Schnittstelle eingelesen werden. Eine automatische Zuordnung zu Fahrer bzw. Kostenstelle erfolgt über die Fahrzeughistorie.
Sie können beliebig viele Kostenarten definieren und einem der Bereiche

  • Fixkosten
  • Variable Kosten
  • Nebenkosten

zuordnen.

Des Weiteren können Sie die entsprechenden Konten der nachgelagerten Finanzbuchhaltung hinterlegen und somit direkt die Kosten über eine Export-Funktion an die Finanzbuchhaltung übergeben. Eine Umbuchung der Kosten ist ebenfalls möglich.

Bei einem Import von Tankdaten werden die an der Tankstelle eingegebenen km-Stände automatisch in die Fahrzeugakte übertragen. Diese Daten bilden die Grundlage für die Erstellung von Ausreißerlisten (Laufleistung / Kosten / Verbrauch).

Rechnungspositionen, die sich auf eine Reparatur bzw. einen Schaden beziehen, werden direkt mit der zugehörigen Akte verknüpft. Darüber hinaus prüft FleetOne, ob eventuell fällige Termine in Zusammenhang mit dem Werkstattaufenthalt erledigt wurden.

Strafzettel

In dem Strafzettelmodul tragen Sie die eingegangenen Ordnungswidrigkeiten ein. Anhand der Fahrzeughistorie sucht FleetOne die Person heraus, der zu dem fraglichen Zeitpunkt das Fahrzeug überlassen wurde. Aus der Maske können Sie dann direkt die Rückmeldung an die Behörde bzw. eine Meldung an den Fahrer heraus senden.